Organização de eventos corporativos e institucionais

Mais de 20 anos de experiência na meeting industry, dezenas de eventos e milhares de participantes, a Organideia é uma PCO (Professional Congress Organizer) de renome e reconhecido talento. Os nossos eventos são pautados pelo profissionalismo, rigor, eficiência e sustentabilidade, o que transparece no testemunho dos nossos clientes e parceiros.

Disponibilizamos todos os serviços para eventos, desde a fase de pré-evento até ao envio das cartas de agradecimento. Organizamos o evento por inteiro ou complementamos os serviços de que já dispõe, oferecendo serviços de secretariado em inglês, espanhol, italiano e francês, ideais para congressos internacionais.

Com as alterações provocadas pela pandemia, adaptámos os nossos serviços de modo a proporcionar também aos clientes as funcionalidades de eventos híbridos ou virtuais.

Com todas as medidas de segurança necessárias continuámos a organizar eventos com qualidade e segurança, como sempre o fizemos mantendo os elevados padrões de exigência de sempre.

Acreditação eletrónica e gestão de presenças em sala, sítio na web com múltiplas formas de pagamento online e apps para smartphones, são algumas ferramentas que usamos para colocar o seu congresso no topo.

Visite o nosso portefólio

Serviços para eventos

Logística

  • Pesquisa de informação e conteúdos sobre o local
  • Seleção de hotéis, centros de congressos, serviços de catering, audiovisuais, programa social, transferes
  • Aconselhamento e assessoria técnica
  • Gestão e reserva de alojamento
  • Angariação de apoio financeiro e logístico
  • Organização de ações de promoção e divulgação
  • Organização de visitas de inspeção
  • Montagem e testes de todo o equipamento necessário
  • Supervisão e controlo de todos os serviços contratados durante o evento
  • …

Gestão de comunicações e programa científico

  • Criação de formulário de submissão disponível online
  • Submissão com confirmação de receção individual
  • Notificação individual aos autores da aceitação/rejeição
  • Comunicação com autores, convidados e moderadores sobre data, hora e local das apresentações
  • Compilação de comunicações em suporte digital
  • Design e impressão de programa científico
  • Aplicação online para avaliação de Abstracts (apoio à Comissão Científica)
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Gestão de inscrições e programa social

  • Criação de formulário personalizado de registo online
  • Pagamentos online com MB, PayPal, Cartão de crédito, MB Way e TEI
  • Envio de e-mail automático com confirmação de receção de registo
  • Disponibilização da base de dados personalizada e atualizada
  • Listagens de participantes em tempo real
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Produção gráfica e marketing

  • Conceção, design e produção de todos os tipos de suportes gráficos e digitais
  • Logótipo e estacionário do congresso
  • Paginação de livro do congresso
  • Design e programação do website, com registo de domínio próprio, alojamento do site e criação de endereços de e-mail
  • Envio regular de e-news
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Organização de programas sociais, pré e pós-tours

  • Desenvolvimento e gestão de programas sociais personalizados ao público-alvo do evento
  • Possibilidade de reserva de programas para acompanhantes através do formulário de registo
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Gestão administrativa e secretariado

  • Seleção e contratação de todos os serviços prestados por terceiros, nomeadamente, hotéis, catering, audiovisuais, entre outros
  • Apoio informativo através de e-mail do evento e telefone fixo exclusivo
  • Secretariado no local do evento com recurso a uma equipa jovem e dinâmica de hospedeiras qualificadas
  • Acreditação eletrónica através do envio de QR Code
  • Envio de certificados personalizados
  • Apoio informático e audiovisual permanente
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Audiovisuais, luminotécnica e informática

  • Equipamento de videoconferência
  • Software de gestão de conteúdos para videoconferência
  • Equipamento de projeção
  • Equipamento de som
  • Púlpito digital
  • Iluminação
  • SlideDesk Eletrónico
  • Televotação
  • Tradução Simultânea
  • …

Equipamento de apoio

  • Mesas
  • Cadeiras 
  • Tendas
  • Pavilhões
  • Chapéus de sol
  • Toalhas
  • Tochas
  • Púlpitos
  • …

Gestão financeira

  • Orçamento/Previsão de receitas e despesas
  • Faturação, pagamentos e reembolsos
  • Controlo de receitas de inscrição
  • Pagamentos a fornecedores
  • Elaboração de relatório final do congresso
  • …

Gestão de presenças

  • Controlo de permanência em sala, sistema eficaz de acreditação e controlo de acessos, através de código de barras, ou por RFID
  • Controlo efetivo de todos os participantes quer em espaço, quer em tempo
  • Impressão de tempo de permanência nos certificados no último dia do congresso
  • Controlo de novas inscrições e atualizações de última hora
  • …

Relatório final do evento e reconciliação de contas

  • Preparação de relatório detalhado do evento com listas de participantes, detalhes de receitas e despesas, estatísticas do evento e apuramento de saldo do evento
  • Transferência de ficheiros e dados para a organização no final do congresso
  • …

Tweetwall

Quer ver os #hashtag do seu congresso?
Com o serviço “tweetwall” pode visualizar os #hashtag de Instagram, Twitter e Facebook em tempo real.
Desta forma é possível criar mais interação nos seus congressos, incrementando o networking.

Caso pretenda mais informações, contate-nos!