Organização profissional de eventos e congressos
Corporativos e institucionais
Na Organideia, oferecemos serviços especializados na organização de eventos e congressos, assegurando que cada detalhe seja cuidadosamente planeado e executado. Com uma equipa experiente e dedicada, transformamos a sua visão em realidade, proporcionando experiências memoráveis para todos os participantes.
Planeamento personalizado
Entendemos que cada evento é único. Por isso, trabalhamos em estreita colaboração consigo para compreender as suas necessidades e objetivos específicos. Desde a seleção do local ideal até à coordenação logística, garantimos que cada aspeto do seu evento seja adaptado às suas preferências.
Execução impecável
No dia do evento, a nossa equipa está presente para coordenar todas as atividades, garantindo que tudo decorra conforme planeado. Estamos preparados para resolver qualquer imprevisto, assegurando uma experiência tranquila e bem-sucedida para si e para os seus convidados.
25 anos de experiência
na meeting industry
Serviços para eventos
Logística
– Pesquisa de informação e conteúdos sobre o local
– Seleção de hotéis, centros de congressos, serviços de catering, audiovisuais, programa social, transferes
– Aconselhamento e assessoria técnica
– Gestão e reserva de alojamento
– Angariação de apoio financeiro e logístico
– Organização de ações de promoção e divulgação
– Organização de visitas de inspeção
– Montagem e testes de todo o equipamento necessário
– Supervisão e controlo de todos os serviços contratados durante o evento
Gestão de comunicações e programa científico
– Criação de formulário de submissão disponível online
– Submissão com confirmação de receção individual
– Notificação personalizada aos autores da aceitação/rejeição
– Comunicação com autores, convidados e moderadores
– Compilação de comunicações em suporte digital
– Design e impressão de programa científico
– Aplicação online para avaliação de Abstracts
Gestão de inscrições
– Criação de formulário personalizado de registo online
– Pagamentos online com MB, PayPal, Cartão de crédito, MB Way e TEI
– Envio de e-mail automático com confirmação de receção de registo
– Disponibilização da base de dados personalizada e atualizada
– Listagens de participantes em tempo real
Produção gráfica e marketing
– Design e produção de todos os tipos de suportes gráficos e digitais
– Logótipo e estacionário do congresso
– Paginação de livro do congresso
– Design e programação do website, domínio próprio
– Alojamento do site e criação de endereços de e-mail
– Envio regular de e-news
Audiovisuais, luminotécnica e informática
– Equipamento de videoconferência
– Software de gestão de conteúdos para videoconferência
– Equipamento de projeção
– Equipamento de som
– Púlpito digital
– Iluminação
– SlideDesk Eletrónico
– Televotação
– Tradução Simultânea
Organização de programas sociais
– Desenvolvimento e gestão de programas sociais personalizados
– Reserva de programas para acompanhantes
Coordenação do evento
– Coordenação das equipas nos dias do evento
– Gestão dos processos nos dias do evento
Gestão administrativa e secretariado
– Seleção e contratação de todos os serviços prestados por terceiros, nomeadamente, hotéis, catering, audiovisuais, entre outros
– Apoio informativo através de e-mail do evento e telefone fixo exclusivo
– Secretariado no local do evento com hospedeiras qualificadas
– Acreditação eletrónica através do envio de QR Code
– Envio de certificados personalizados
– Apoio informático e audiovisual permanente
Equipamento de apoio
– Mesas
– Cadeiras
– Tendas
– Pavilhões
– Chapéus de sol
– Toalhas
– Tochas
– Púlpitos
Gestão financeira
– Orçamento/Previsão de receitas e despesas
– Faturação, pagamentos e reembolsos
– Controlo de receitas de inscrição
– Pagamentos a fornecedores
– Elaboração de relatório final do congresso
Gestão de presenças
– Controlo de permanência em sala, sistema eficaz de acreditação e controlo de acessos, através de código de barras, ou por RFID
– Controlo efetivo de todos os participantes quer em espaço, quer em tempo
– Impressão de tempo de permanência nos certificados no último dia do congresso
– Controlo de novas inscrições e atualizações de última hora
Relatórios finais do evento e contas
– Preparação de relatório detalhado do evento com listas de participantes, detalhes de receitas e despesas, estatísticas do evento e apuramento de saldo do evento
– Transferência de ficheiros e dados para a organização no final do congresso
Outros serviços
